L'écho du Club Durandal

Samedi 10 octobre - AG

Salut !

Ce SAMEDI 10 OCTOBRE à partir de 14H30 aura lieu l’Assemblée générale.

Elle aura lieu à la MLC avec le port du masque, mais pour ceux qui ne pourrait pas se déplacer (confinement, etc.), nous allons aussi essayer de mettre en place un chat sur Discord. Mais nous ne sommes pas sûrs que ce sera très optimal pour ceux qui seront en ligne.

Pourriez-vous s’il vous plaît confirmer à nouveau votre présence (en physique ou via Discord) afin qu’on prévoit l’organisation ?

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Présent en physique.

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Présente en physique

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Présent sur place

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présent en physique

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Je serais là pour apporter mon support moral défaillant et mes opinions obsolètes.
Bien évidément je ne voterais pas…
Animateurs, j’ai fait une réponse courte au mail de catherine, je compte sur vous pour maintenir l’administration au courant des suites de l’AG.

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Présent en physique (pour l’AG seulement)
@Birdy: ???, 1 membre =1 voix, c’est la loi de base des assos 1901 … il n’y a pas de sous membres en principe

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@Jayavarman7 Oh, c’est vrai que tu n’étais pas sur le discord quand j’ait fait l’annonce.
Je me suis lancé sur des études de 3 ans a bordeaux et, ne m’étant pas réinscrit, je ne fait plus partie du club.
Un des ordres de l’AG est d’officialiser ma démission. Car il est vrai que pour l’instant la MLC me considère toujours comme un animateur.

Désolé, j’annule ma venue en présentiel, il y a eu contact avec un cas de Covid chez moi, il faut qu’on fasse des tests.

probablement pas present en physique mais present en vocal

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je tacherais d’être présent, physiquement ou en distanciel, selon la contingence.

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Présent en physique

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présent en physique

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Salut,

Pour être sûr qu’on avance demain et qu’on prenne bien des décisions, j’ai refait un ODJ à partir de celui fait par Ianis initialement. N’hésitez pas à nous faire vos retours, demandes d’ajouts et/ ou de modifications :

Proposition d’ODJ :

I] Ré-ouverture ou non des parties en présentiel physique :

A] Question préalable : Y a-t-il des membres qui seraient intéressés par une ré-ouverture des parties physiques ?

B] Dans le cas où une ré-ouverture est souhaitée, sous quelle(s) condition(s) peut-elle être envisagée

  • Rappel des conditions minimales imposées par la MLC
  • Présentation et débat des enjeux à prendre en compte pour cette décision
  • Présentation et débat des différentes solutions possibles (masques ffp2, partie mixte IRL / en ligne, etc.)
  • Décisions à prendre :
    Propose-t-on à nouveau des parties en physique ?
    Si oui, est-ce que est-ce que ce sera en replacement ou en complément des parties aujourd’hui par Discord ?
    Quelle(s) condition(s) minimal(es) seront imposées à toutes les parties physiques ?
    Quels moyens le club doit mettre en place suite à ces décisions
    Est-ce que chaque table ou MJ pourra aussi demander des conditions supplémentaires ?

II] Encadrement : départ d’animateurs et nomination de nouveaux

A] Eléments préalables
question préalable : Qui souhaite quitter ses fonctions d’animateur ou de jeune animateur ?
question préalable: Qui souhaite se présenter ?
Décision ou rappel préalable : Quel nombre maximum d’animateurs est envisageable ?

B] Votes
question en débat : vote sur les nouveaux animateurs
question préalable : edl des divers trousseau de clé

III] Communication et organisation des parties à l’avance

A] Eléments préalables :

  • Rappel préalable : certains membres souhaiteraient une évolution de l’organisation de la communication et / ou de l’organisation des séances. L’un des principaux points demandés est l’obligation ou la possibilité de réserver des places avant une partie.
  • Rappel de la proposition de Ianis (sur le forum dans « Date de l’assemblée générale » en date du 13 septembre 2020)

B] Débats et solutions :

  • Présentation et débat des enjeux à prendre en compte pour cette décision
  • Présentation et débat des différentes solutions possibles
  • Votes et décisions

C] Eléments complémentaires :

  • question en débat : comment médiatiser la nécessité d’une plateforme commune que tout le monde utilise pour gérer l’orga des parties ? ? (aujourd’hui, entre les sms, facebook, l’écho, discord, c’est le bordel).
  • autre : qui veut être référent numérique ? (chargé de gérer ce qui a trait aux parties mixtes, typiquement)

D] Discussion et débat sur un éventuel souci d’offre en terme de parties qui intéressent les membres du club

IV] Budget et achats

A : La question du support :
question en débat : achat de PDF, oui, non ? sous quelles modalités ?

B : Généralités :
question préalable : quel budget utilisable avons nous ?
question préalable : qui propose des achats ?
question en débat : vote sur les propositions d’achat
question préalable : Qui peut servir de référent achat ? (qui achète et se fait rembourser ensuite, en gros).
question préalable : Qui veut servir de référent inventaire ? (en gros, il faudrait faire un inventaire -pas sur papier, on paume toujours les feuilles) et le tenir à jour de temps en temps quand il y a un achat et surtout un emprunt (au moins les JDR JDP, pas forcément les 10000 magic, même si je crois que ça avait été fait déjà).

V] Communication extérieure

A] Convention
question préalable et en débat : est-il possible de mettre en place une convention cette année ? sous quelles modalités ? (physique ou discord par exemple).
question en débat : contenu de la convention (tournoi ? etc…)

B] Communication générale du club
question préalable : qui souhaiterait être référent communication du club ? (prendre contact avec les clubs alentours, médiatiser les conventions…?). Ianis propose que celui-ci soit aussi responsable de l’état des inscriptions (qui est à jour, qui on pourrait recontacter, qui est venu nous voir mais on était pas là/pas dispo…).

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Si un animateur a des bulletins d’adhésion, j’en profiterai pour renouveler et payer ma cotisation !

Ah, ben de même tiens.

Si je suis là ça sera en distanciel, et c’est pas sûr à 100% encore.
Je précise que Matou et Alai m’ont fait part de leurs avis et leur vote s’il y a.

Je vais essayer d’être là (mais ce sera alors en distanciel).

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Salut,

Voici les décisions qui ont été prises à l’assemblée générale d’hier. Si par hasard vous pensez que j’ai oublié ou mal compris un élément, n’hésitez pas à compléter ou m’indiquer vos modifications.

1) Ré-ouverture des parties en présentiel et conditions

Les parties en présentiel peuvent reprendre :) Il faudrait svp qu’un des animateurs prévienne la MLC.

Les conditions minimales à respecter pour une partie en présentiel dans le cadre du club seront celles-ci :

  • port du masque obligatoire

  • nettoyage et désinfection des tables et des objets utilisés

  • aération des salles utilisées au moins 15min toutes les 3 heures

  • pas de partage d’objets, de nourriture, etc. entre les membres du club

NOTE : aucun des membres présents hier lors du vote n’a exprimé le souhait pour lui-même d’avoir accès à des masques FPP2 pour les parties. A défaut de personne(s) intéressée(s), ce point n’a pas été retenu. Néanmoins si des membres souhaiteraient finalement avoir accès à des masques FPP2, nous les invitons à se rapprocher des animateurs.

Il sera aussi possible de faire des repas dans les locaux de la MLC à condition de respecter les conditions ci-dessous en plus des conditions déjà mentionnées :

  • au minimum une place vide entre chaque membre, nous conseillons même d’augmenter cet espace.

  • Il faut privilégier les espaces les plus vastes pour les repas (puisque vous enlèverez les masques). Nous conseillons notamment d’utiliser la salle du haut qui est la plus grande. Pensez à aérer avant et après le repas.

  • manger uniquement de la nourriture personnelle sans achat groupé, partage possible, etc.

Il a aussi été décidé de tester le concept des parties mixtes avec à la même partie à la fois des membres en présentiel et des membres à distance. Les personnes responsables d’organiser ce ou ces test sont Clément Nain bleu, Thomas, Julien et Christophe.

Les parties à distance seront maintenues au moins durant toute la période de Covid. Il est important de noter que 5 membres hier ont indiqué qu’ils ne recommenceraient pour l’instant pas les parties en présentiel même si cette option est maintenant disponible.

  1. Nomination des nouveaux animateurs

Les 6 nouveaux animateurs élus à la majorité sont :

  • Clément Nain bleu
  • Clément Teralas
  • Erwan
  • Guillaume
  • Ianis
  • Yann

Il faudrait maintenant qu’ils se répartissent entre eux les trousseaux de clés disponibles de la manière la plus logique et efficace possible, et qu’ils communiquent à l’administration de la MLC cette nouvelle organisation.

  1. Nouvelle organisation des parties et de la communication en amont

Une nouvelle organisation va être mise en place et testée pour l’organisation des parties à l’avenir, avec notamment en option un système de réservation :

  • Les MJs devront communiquer en amont les parties et les week-ends sur lesquels ils envisagent de faire jouer. Pour ce faire, Clément Nain bleu et Clément Teralas créeront un mois en avance les posts pour le mois à venir. Les MJs pourront alors exprimer leurs souhaits dans ces posts, et se coordonner entre eux en échangeant dans la nouvelle rubrique du forum réservée aux MJs https://durandal.webshinra.fr/c/conspiration-des-mj-interdit-au-joueurs Les MJs sont invités à communiquer au plus tôt, au mieux de leur capacité. Un semaine à l’avance semble être le minimum souhaitable.

  • Un MJ pourra indiquer un nombre minimal de joueurs qui doivent s’engager à l’avance (avant la partie) à jouer à sa partie. Si ce nombre n’est pas atteint, la partie ne sera pas maintenue. Ce nombre devra être inférieur ou égal à 4 joueurs. Ce nombre correspond en fait à un nombre de « places réservables » à l’avance sur cette partie. Cette option est notamment proposée aux MJs qui souhaitent éviter d’avoir un long trajet ou d’investir beaucoup de temps en préparation si leur partie ne se fait pas.

  • Malgré ces réservations, les parties avec des « places réservables » resteront ouvertes aux joueurs qui ne souhaitent pas ou ne peuvent pas s’engager en amont et aux nouveaux joueurs (dans la limite du raisonnable en terme d’effectif à la table)

  • Pour chaque séance, les joueurs auront 2 choix : soit réserver l’une des « places réservables » sur une partie qui souhaite avoir un nombre minimum de joueurs, soit indiquer qu’ils seront présents mais ne souhaitent pas décider d’une partie en amont. Les personnes qui viendront à l’improviste au club feront de facto parti de la 2ème catégorie.

  • Une réservation d’un joueur engage le joueur à jouer à cette partie si elle a lieu.

  • A l’inverse, les joueurs qui n’ont pas réservé s’engagent à se répartir de manière logique et constructive entre les parties, de sorte à éviter une table surchargée si d’autres tables sont disponibles.

  • Au plus tard le jeudi soir avant la séance du samedi, Clément Nain bleu et / ou Clément Teralas feront un récapitulatif sur le forum des parties proposées et des joueurs inscrits à date sur chaque table

Yann et Antoine vont vérifier si les mails automatiques s’envoient toujours depuis le forum. Certains membres ont exprimé le souhait de recevoir un email avant chaque séance avec le récapitulatif fait par Clément Nain bleu et / ou Clément Teralas. Aucune décision n’a été prise sur cet éventuel envoi.

Afin d’aider les MJs à proposer les meilleures parties possibles, les joueurs sont invités à exprimer leurs envies (nouveaux jeux, univers, etc.) et / ou leurs idées d’amélioration, notamment dans la nouvelle rubrique du forum « Souhaits de joueurs (lâchez-vous) » https://durandal.webshinra.fr/c/nos-mondes-et-nos-jeux/souhaits-de-joueurs-lachez-vous

Il est rappelé à tous que le forum peut servir à discuter de tous les sujets ayant trait au jdr ou à la communauté (sujets drôles, etc.). Plusieurs membres estiment qu’il est actuellement sous-exploité par les MJs et les joueurs.

  1. Achats de livres

Clément Teralas est nommé Responsable des achats de livres. Il a créé sur le forum un post pour permettre d’organiser la décision des livres à acheter prochainement : Vote pour l'achat des livres N’hésitez pas à y donner votre avis et vos envies ! Il s’occupera ensuite des achats.

Il a été décidé que nous pourrions acheter des PDF au sein du club. Nous ferons en sorte que ces PDFs puissent être diffusés au sein du club. Clément se chargera de prendre contact avec les éditeurs pour voir si cela est possible et, si oui, sous quelles conditions. Christophe propose de filer un coup de main sur d’éventuelles discussions juridiques sur le droit d’auteur.

Il a aussi été mentionné le fait de refaire un nouvel inventaire des livres disponibles dans l’armoire.

  1. Communication extérieure et convention

Christophe est nommé Responsable de la communication extérieure. Il va essayer de faire connaître davantage le club et de se renseigner sur les moyens de promotion disponibles.

Plusieurs membres seraient intéressés par relancer des conventions, regroupant à la fois des joueurs du club et des joueurs extérieurs. Durant le Covid, l’idée d’une convention en ligne est envisagée. Ianis et Yann vont collecter des informations sur la faisabilité de ce type de convention et sur éventuellement trouver de premières idées de concepts qui pourraient être intéressants en ligne.

Voilà. Si certains éléments ne sont pas clairs, n’hésitez pas à nous le dire :)

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